Accueil ponctuel d'une personnalité scientifique extérieure au sein d'une unité de recherche

[1] Trois à six mois avant l'arrivée de la personne, l'Unité de recherche informe la DRV de la démarche envisagée en fournissant des éléments relatifs à cet accueil via le formulaire de pré-demande [DOCX - 60 Ko] prévu à cet effet.
Parallèlement si l'Unité de recherche est classée en zone à régime restrictif (ZRR), elle doit effectuer une demande auprès du Fonctionnaire sécurité défense (FSD) de l'Université.

[2] Dès réception du formulaire de pré-demande complété, la DRV analyse la faisabilité de la demande au regard du cadre légal et de la réglementation.
Il vous sera parfois demandé en complément d'informations certaines pièces justificatives. Par exemple : une lettre d'accueil du laboratoire signée par le Directeur de l'Unité de recherche, une copie du passeport ou de la carte d'identité, une copie de diplôme, attestation employeur, attestation de bourse...

[3] La DRV détermine en accord avec l'Unité de recherche la convention qui correspond au statut de la personne à accueillir, à l'objet et au motif du séjour ainsi qu'à la durée.
Tous nos modèles de convention comportent les points suivants :
a) les parties en présence ;
b) la durée de la convention ;
c) les conditions générales et particulières de la recherche au sein de l'établissement d'accueil ;
d) les clauses de responsabilité de l'invité et de l'établissement d'accueil ;
e) la protection et le respect de la propriété intellectuelle ;
f) le financement.

[4] La DRV établit la convention pour séjour de recherche, la soumet à une relecture et validation par les parties en présence puis se charge de la mise en signature en n exemplaires.
Classiquement le circuit des signatures se fait ainsi : Chercheur/Doctorant accueilli (visa) → Représentant légal de l’Etablissement de rattachement de l'accueilli (signature) → Directeur du laboratoire d'accueil (visa) → Président de l’Université de Rouen Normandie (signature)

[5] A l’arrivée au sein de l’Unité de recherche et quelle que soit sa nationalité, la personne accueillie doit obligatoirement fournir à l'Unité de recherche la preuve d’une assurance civile et d’une assurance médicale valides durant la totalité de son séjour.

[6] La DRV a mis en place un service d'accompagnement Euraxess afin d'aider le chercheur ou le doctorant dans ses démarches administratives et pratiques.

Cette convention (formulaire Cerfa no 16079*03) est une procédure particulière qui permet aux chercheurs, enseignants et doctorants étrangers (hors Union Européenne, Espace Économique Européen ou Confédération suisse) de mener des activités de recherche et/ou de délivrer un enseignement de niveau universitaire en France dans un établissement agréé par le Ministère de l'enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI) afin d’obtenir un visa court séjour, un visa long séjour et/ou un titre de séjour « passeport talent » scientifique.

• La démarche d'obtention d'une convention d'accueil d'un chercheur ou d'un enseignant étranger (obtention d'un visa scientifique) est instruite par la DRV et par le Fonctionnaire sécurité défense (FSD).
  n.b. : La demande d'une convention ne peut être faite que par le Directeur de l'unité de recherche.
• La durée et les motifs du séjour conditionnent la délivrance de la convention et le type de visa.
• Cette convention peut également être délivrée pour des courts séjours (90 jours maximum).
• Si le chercheur (ou doctorant) est salarié par l’URN, cette convention est obligatoire y compris pour les nationalités dispensées de visa.
• La convention est signée par le Président de l'URN.