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Accueil d'une personne dans un unité de recherche provenant d'un autre établissement

Afin d’assurer un accueil dans les meilleures conditions, toute Unité de recherche qui accueille, dans un cadre ponctuel (15 jours à 12 mois), une personne extérieure à l'Université de Rouen Normandie doit établir une convention d’accueil.

Signée par le Président de l'URN, cette convention cadre
au mieux les questions de confidentialité, de propriété intellectuelle, de responsabilité et d'assurance.

La DRV met à votre disposition un formulaire [DOCX - 84 Ko] à nous retourner dès que vous souhaitez engager cette démarche.

Différentes étapes


1) Trois à six mois avant l'accueil, l'Unité informe la DRV de la démarche envisagée en fournissant des éléments relatifs à cet accueil via le formulaire de pré-demande prévu à cet effet.

Parallèlement si l'Unité de recherche est classée en zone à régime restrictif (ZRR), elle doit aussi effectuer une demande d'accueil auprès du Fonctionnaire sécurité défense (FSD) de l'université.


2) Dès réception du formulaire de pré-demande complété, la DRV détermine en accord avec l'Unité le type de convention qui correspond au statut de la personne à accueillir.

Il vous sera parfois demandé en complément d'informations certains documents. Par exemple : une lettre d'accueil du laboratoire signée par le Directeur, une copie du passeport ou de la carte d'identité, une carte d'étudiant si la personne accueillie est doctorant ou en master...

3) La DRV traite la demande et se charge de la mise à la signature de la convention par le Président de l'URN.

4) A l’arrivée au sein de l’Unité de recherche et quelle que soit sa nationalité, la personne accueillie doit obligatoirement fournir à l'Unité de recherche la preuve d’une assurance civile et d’une assurance médicale valides durant la totalité de son séjour.

5)
Pour accompagner le chercheur étranger dans ses démarches administratives et pratiques, l'URN héberge le Centre de service Euraxess de Rouen.

Obtenir une convention d’accueil « Préfecture » lorsque la personne accueillie est de nationalité hors UE/EEE/Confédération suisse ou Roumanie

La convention d’accueil « Préfecture » (formulaire cerfa) permet aux ressortissants étrangers (hors Union Européenne, Espace Économique Européen ou Confédération suisse) de bénéficier de la procédure dédiée aux chercheurs et doctorants pour mener des activités de recherche ou délivrer un enseignement de niveau universitaire dans un établissement agréé par le Ministère de l'enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI) en France.

Cette convention peut également être délivrée pour des courts séjours (90 jours maximum).

Si le chercheur est salarié par l’URN, cette convention est obligatoire y compris pour les nationalités dispensées de visa.

La démarche d'obtention d'une convention d'accueil « Préfecture » est instruite par la DRV.

Après avoir été signée par le Président de l'URN, la convention est adressée à l'Unité de recherche, pour envoi au chercheur.